1 什麼是秘書代掃？
秘書代掃是指主管或業務把收到的名片交給秘書、助理或行政人員，由他們負責掃描建檔，主管不必自己一張一張處理。建好的名片存在公司共用的名片庫，主管與團隊都能查詢，業務離職時客戶資料也留在公司。
常見的情況包括：董事長、總經理拜訪客戶回來，把一疊名片交給秘書；展覽結束後，業務把名片集中給行政統一建檔；業務主管希望團隊收到的名片都進到同一個地方，方便分配跟進。
2 CardNest 秘書代掃怎麼運作？
先建立公司的協作區並邀請秘書與主管加入，秘書再用 App 掃描或用網頁版輸入名片，名片會即時出現在協作區，主管在手機或電腦上就能查詢，需要時可以把名片存到自己手機裡的個人名片庫。
- 建立協作區：在 CardNest App 的「協作」分頁建立公司的協作區。
- 邀請成員：把 8 碼邀請碼或邀請連結分享給秘書、主管與業務，手機上點連結就能加入，電腦上用網頁版登入即可。
- 秘書建檔：秘書用下面兩種方式之一建立名片，名片會出現在協作區。
- 主管查看：主管在 App 或網頁版搜尋姓名、公司就能找到名片，看到秘書或同事留下的團隊備註。
- 存到個人名片庫（選用）：主管可以把需要的名片儲存到自己手機裡的個人名片庫。
兩種建檔方式
方式一：用 App 掃描
適合名片多、要快速處理的情況。秘書用 CardNest App 連續掃描，一張照片也能放多張名片自動切開；正反面一起拍，背面資訊會併入同一張名片。開啟「掃描後自動上傳」，每張名片掃完就直接進入協作區。
方式二：用網頁版建檔
適合習慣用電腦工作的秘書。用瀏覽器登入協作區網頁版，手動輸入名片資料並上傳名片照片，不需要安裝 App。網頁版目前不提供拍照自動辨識。
3 一次要建很多張名片，怎麼最快？
名片多的時候，用 App 的連續掃描和多張掃描最快：連續掃描可以一張接一張拍，多張掃描可以把好幾張名片放在同一張照片裡自動切開，辨識在手機上完成，一張約 1 至 2 秒。
- 連續掃描：一張接一張拍，不用每次回到選單，取景框也能自動拍照。
- 多張掃描：把多張名片排在桌上一次拍，自動切成多筆名片。
- 正反面掃描與資訊合併：背面的電話、地址、職稱會併入同一張名片的欄位。
- 活動標籤：先設定「某某展覽」或「某某拜訪」的標籤，掃描的名片會自動加上，主管之後依標籤篩選。
以上功能需要專業版授權。各家名片 App 的掃描功能比較，可以參考 2026 名片管理 App 推薦與比較。
4 誰需要授權？主管也要付費嗎？
只有負責掃描或新增名片的人需要專業版授權，例如秘書或助理。只查看、搜尋協作區名片的主管與同事不需要付費，加入協作區、瀏覽、搜尋、儲存到個人名片庫都是免費的。
這代表公司不必替每位員工都買授權。由一兩位秘書集中建檔、十幾位主管和業務查詢的團隊，只需要為秘書購買授權。企業可以統一採購授權，由管理員在網頁版企業管理後台分配；秘書或員工離職時，管理員移除該成員，席位立即釋放，接手的同事用公司原本的授權碼兌換即可；離職員工建立的名片會留在公司的協作區，記得同時將離職員工移出協作區。詳見企業方案的離職處理。
| 角色 | 做什麼 | 需要授權嗎 |
|---|---|---|
| 秘書、助理、行政 | 掃描或新增名片到協作區 | 需要專業版授權 |
| 主管、業務 | 查詢名片、看團隊備註、存到個人名片庫 | 不需要 |
| 業務（自己也要掃名片） | 掃描自己收到的名片並共享 | 需要專業版授權 |
| 企業管理員 | 分配授權、管理成員與協作區 | 由企業方案提供 |
5 秘書建的名片，誰看得到？
秘書建檔的名片存在公司的協作區，只有受邀加入該協作區的成員看得到。每位成員自己手機裡的個人名片庫則是分開的，秘書看不到主管的個人名片庫，主管的個人名片也不會自動共享。
- 成員制：必須用邀請碼加入才看得到；邀請碼可以重新產生，舊碼立即失效。
- 資料存放：協作區資料存放在 Google Cloud 台灣機房。
- 個人與公司分開：個人名片庫只存在各自的手機與 iCloud，只有主動發佈到協作區的名片才會共享。
- 可依部門區分：成員可以設定部門，名片能依部門篩選。
更多資安說明請見 資安與資料存放。
6 建好的名片能送進公司的 CRM 嗎？
可以。協作區網頁版能匯出 CSV，再匯入公司的 CRM；CardNest App 也支援 URL Scheme 串接，掃描後把姓名、公司、職稱、電話、Email、統一編號等欄位直接送進指定的 CRM 網址，不限 CRM 廠牌，企業自建系統也能接。