1 企業名片管理常見的三個問題
多數公司的客戶名片存在每位業務自己的手機或抽屜裡，主管看不到全貌、同一個客戶被重複拜訪，業務離職時客戶資料也跟著帶走。企業名片管理系統要解決的，就是讓名片成為公司共用、留得住的資產。
資訊孤島
名片在個別業務手上，主管不知道團隊這週接觸了哪些客戶，展覽結束也說不出成果。
人走名片也走
業務離職或調部門，客戶聯絡資料和跟進紀錄沒有留下來，接手的人只能從頭開始。
各自訂閱、各自報帳
員工自己買 App 再報帳，公司不知道誰在用、用到什麼時候，採購和發票也不好處理。
主管沒空建檔
高階主管收到最多名片，卻最沒時間自己掃描整理，名片常常就停在桌上。
2 CardNest 企業方案包含什麼？
CardNest 企業方案包含團隊共用的協作區、秘書代掃、網頁版、企業管理後台與統一採購授權。員工用 iOS 或 Android App 掃描名片後發佈到協作區，主管與同事在手機或電腦上都能查詢，管理員在網頁後台管理成員與席位。
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 團隊協作區 | 公司共用的名片庫。可依部門篩選，名片上能留團隊備註，記錄聊了什麼、誰在跟進。 |
| 秘書代掃 | 秘書或助理用 App 掃描，或用網頁版代為建檔，名片即時出現在協作區。看秘書代掃說明 |
| 網頁版 | 不用安裝 App，用瀏覽器搜尋、建檔、匯出 CSV。 |
| 企業管理後台 | 管理成員與角色、查看席位使用狀況、建立與整理企業協作區、重新產生企業加入碼，所有異動都有紀錄並可匯出 CSV。 |
| 快速掃描 | 連續掃描、一張照片多張名片、正反面掃描並合併資訊，辨識在手機上完成，一張約 1 至 2 秒。 |
| CRM 串接 | 匯出 CSV 匯入公司 CRM，或用 URL Scheme 在掃描後直接把資料送進 CRM，不限廠牌，企業自建系統也能接。 |
| 個人與公司分開 | 員工的個人名片只存在自己的手機與 iCloud，只有主動發佈到協作區的名片才會共享。 |
| 支援平台 | iPhone、iPad、Android 與網頁版。 |
3 授權怎麼算？誰需要付費？
只有負責掃描或新增名片到協作區的人需要專業版授權。只查看、搜尋協作區名片的主管與同事不需要付費。由少數秘書或業務集中建檔、多數人查詢的團隊，可以只為建檔的人購買授權。
| 角色 | 做什麼 | 需要授權嗎 |
|---|---|---|
| 業務 | 掃描自己收到的名片並共享 | 需要 |
| 秘書、助理、行政 | 代為掃描或建檔 | 需要 |
| 主管、其他同事 | 查詢名片、看團隊備註、存到個人名片庫 | 不需要 |
| 企業管理員 | 管理成員、席位與協作區 | 隨企業方案提供 |
企業方案依團隊人數與使用期間提供報價，歡迎填寫表單洽詢。
4 統一採購與席位管理
公司一次購買所需的授權，員工不必各自訂閱再報帳。我們提供公司專屬的授權碼，員工在 App 內兌換即可使用；管理員在網頁版企業管理後台查看席位使用狀況、新增或移除成員，不必透過客服。
- 購買授權：依需要的人數購買，可開立含統一編號的發票。
- 員工加入：員工用企業加入碼加入公司，佔用一個席位；在 App 內兌換公司的授權碼，就能開始掃描與共享。
- 管理員管理：在企業管理後台看到「已使用／總席位」，管理成員角色，建立公司名下的協作區。
- 留下紀錄：成員加入、移除、角色與席位變更都有異動紀錄，可匯出 CSV 供內部稽核。
5 員工離職怎麼辦？
員工離職時，管理員在企業後台移除該成員，席位立即釋放。接手的同事用公司原本的授權碼兌換，就能開始掃描；離職員工上傳到企業協作區的名片會留在公司。記得同時將離職員工移出協作區。
- 在企業後台移除成員：席位立即空出來，可以給新同事使用。
- 將離職員工移出協作區：在協作區的成員列表移除，離職員工就看不到公司的名片。
- 新同事加入並兌換授權碼：用企業加入碼加入公司，再兌換公司原本的授權碼。
- 名片與紀錄都在：離職員工建立的名片和團隊備註留在協作區，接手的人可以直接延續跟進。
授權碼的兌換次數會比席位多預留一些，涵蓋員工換手機、重新安裝等情況；如果不夠用，聯繫我們即可補發。
6 資料安全與存放
協作區資料存放在 Google Cloud 台灣機房，只有受邀加入的成員看得到。員工的個人名片庫只存在自己的手機與 iCloud，與公司協作區分開；名片辨識在手機上完成，名片照片不必上傳就能辨識。CardNest 由台灣公司粗糙空間創意有限公司開發。
- 成員制：用加入碼或邀請碼加入才看得到資料，碼外流時可以重新產生，舊碼立即失效。
- 角色權限：協作區有擁有者、管理員、成員三種角色；企業管理員只管理公司名下的協作區。
- 名片保護：共享名片只有建立者或協作區管理員可以刪除。
- 異動紀錄：企業成員與席位的變更都有紀錄，可匯出。
完整的資安機制與可下載的資料安全說明 PDF，請見 資安與資料存放。
7 導入流程
從洽詢到全公司上線，通常只需要幾天：先預約線上示範並試用，確認後購買授權、建立企業與協作區，再請員工下載 App、用加入碼加入。不需要 IT 部門安裝任何系統。
- 預約示範：填寫表單，我們安排線上示範，了解您的團隊怎麼收名片、誰負責建檔。
- 企業試用：先讓幾位同事實際使用，確認流程順手。
- 購買授權：確認人數與期間，開立發票。
- 建立企業與協作區：管理員登入企業後台，建立協作區，分享加入碼給同事。
- 資料搬家（選用）：從名片全能王 CamCard 或其他系統搬家時，我們協助匯入。
8 適合哪些團隊？
CardNest 企業方案適合 2 位以上需要共享客戶名片的團隊，特別是常參加展覽的業務團隊、由秘書替主管整理名片的公司，以及已經有 CRM、希望名片資料直接進系統的企業。
- 業務團隊：展覽、拜訪收到的名片當天共享，主管分配跟進。延伸閱讀：展覽名片的企業協作跟進流程。
- 有秘書或行政的公司：主管的名片交給秘書建檔，只為秘書購買授權。
- 已有 CRM 的企業：用 URL Scheme 或 CSV 把名片送進 CRM。延伸閱讀：為什麼導入 CRM 後，仍需要名片管理軟體。
- 在意資料存放的企業：資料存放在台灣，個人與公司名片分開。
想比較其他廠牌的企業名片管理方案，可以參考 2026 名片管理 App 推薦與比較。